Rompiendo esquemas de compras

Los departamentos de compras, representan un reto a nivel de control para todo tipo de empresa, independiente de su actividad. Los procesos dentro de las áreas de compras son los responsables de tener todos los insumos para mantener una operación ininterrumpida.

Los profesionales de compras deben velar por el uso óptimo del presupuesto de la empresa. Garantizando la calidad de los insumos y la agilidad para solucionar cada requerimiento. Esto hace que las empresas busquen diferentes alternativas para asegurar sus operaciones.

Una de ellas, es establecer relaciones con proveedores fijos mediante facilidades de pago o mercancía en consignación. Estas facilidades normalmente vendrán con costos “ocultos” – un ejemplo de ellos podría ser los costos financieros -.

Por otro lado, hay áreas de compras que prefieren no establecer ninguna relación con proveedores determinados. Sino tener un grupo limitado de proveedores a los cuales constantemente están cotizando para presentar las opciones a quienes toman la decisión.

A estas prácticas hay que agregar que cada compra es un ejercicio diferente, donde cada área de compra y cada proveedor tienen procesos de comunicación diferentes. Volviendo los procesos de comrpas únicos en cada experiencia, haciendo que se dificulte los análisis por parte de auditores en determinados momentos.

En estas situaciones, dada la falta de control, se pierden muchos indicadores. Con la finalidad de hacer una especie de control, las empresas optan por usar los tiempos de respuesta o los valores cotizados como principal referente. Sin embargo al no tener un esquema estandarizado, las áreas se decantan por una de esas dos opciones.

En el sector transporte, en el día a día el principal indicador es el tiempo. En cuanto tiempo el área de compras logra tener todos los repuestos para volver a tener un carro operativo. Indicadores sobre precios, se manejan de manera periódica (en algunos casos) y siempre se debe esperar un tiempo prudente para recopilar suficientes datos para generar conclusiones.

Con esto claro podemos entender como las gerencias administrativas o generales están visualizando sus áreas de compras. Deseosas de intervenir para incrementar transparenci. Sin realizar modificaciones abruptas que puedan paralizar el proceso y en un determinado paralizar el ingreso de insumos operativos a la empresa.

Entre las estrategias convencionales para simplificar los procesos en áreas de compras, permitiendo una fácil veeduría:

Mercancía en consignación:

Se establecen vínculos con proveedores determinantes de la empresa, los cuales dejarán una mercancía en las bodegas (sea del cliente o del proveedor) a disposición exclusiva del cliente para su consumo. Cada semana, quincena o mes, se realizarán cortes con los cuales generarán factura. Bajo este sistema se podría hablar de un esquema JIT (Just in time, por sus siglas en ingles), donde se tendrían los insumos en el momento necesario.

Con la alternativa de la mercancía en consignación cuento con los insumos en el momento que los deseo y a un precio ya establecido. El gran contra de este tipo de esquema son los costos financieros. Nuestro proveedor al separar su mercancía exclusivamente para un determinado cliente, está asumiendo un costo de oportunidad por el cual espera ser reconocido al igual que los tiempos de consumo que sujetarían la rotación de su inventario y por la rotación de su operación.

Gama de proveedores determinados:

En este esquema, se manejaría el mismo esquema de una mercancía en consignación. Pero el cliente no gozaría de tener un determinado volumen de mercancía separado para él. En estos casos se realizan negociaciones de precio para un determinado periodo. Donde normalmente los gerentes de compras buscan congelar precios por periodos trimestrales, semestrales o anuales dependiendo el bien. Al ser una gama de proveedores determinados se conoce la logística y procedimientos para que una vez surja la necesidad se pueda tener la mercancía en un determinado lugar.

Bajo este esquema no se ve un costo financiero como en el de mercancía de consignación. Pero este esquema está expuesto a que los proveedores no tengan lo requerido en un determinado momento. Por otro lado al limitar nuestro número de proveedores, nos estamos aislando de un mercado. Donde siempre habrá constante competencia en pro de la calidad y precio que perciba el cliente.

Delegación de almacén o área de compra:

Muchas expresas por ser su actividad tan especializada, puede que con un solo gran proveedor cubran todas sus necesidades. Se ve en el mercado que estos proveedores se ofrecen como administradores de compra. En estos casos tendríamos un proveedor InHouse, el cual tendría a nuestra disposición la gama de productos que el ya conoce que nuestra empresa necesita.

Para este tipo de esquemas es clave tener una infraestructura donde el proveedor se ubique. Este tipo de esquemas funcionan para cobrar una cuota administrativa. A modo de ejemplo cada producto tendrá un 0,7% con el fin de financiar la gestión administrativa del Inhouse en las instalaciones de su determinado cliente. Bajo este esquema el cliente se aísla del mercado, pero tendría todo a la mano a unos precios relativamente competitivos. En este esquema se estarían abriendo licitaciones cada año. Dos años para procurar mantener el precio del insumo percibido por el cliente cercano a lo que ofrece el mercado.

Siendo más del 90% de las empresas en Colombia Mipymes, muchas no tienen la facilidad de poner aspirar a alguna de estas tres opciones.

Que son solo ejemplos de las variables que puede ofrecer el mercado. En muchas empresas las labores o los procesos de compras recaerá en otros departamentos o incluso en gerencia. Apostando entonces al esquema de “tráeme una matriz con tres opciones y ahí decidimos”.

Ante eso SUQ, entra al mercado ofreciendo un esquema de cotizaciones. Que en solo dos clics te conectará con múltiples opciones para cumplir con tus requerimientos. Siendo un esquema sencillo de usar, ágil y ante todo blindando la transparencia. Ahorramos cerca del 90% de horas hombre en un proceso de cotización y hemos encontrado oportunidades de ahorro monetario cercano al 20%.

El área de compras quedaría enfocada a labores analíticos. SUQ enfocada en el resto de los procesos de compras, sobretodo en las labores repetitivas y tediosas de realizar una cotización. Somos la solución para tus cotizaciones online en Colombia.

Si quieres saber más de SUQ regístrate fácil en www.suqmp.com o por favor escríbenos a contacto@suqmp.com o llámanos al siguiente número: +57 317 516 7818.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *