Gestión de Proveedores para Empresas

Sabemos cuán importante es hoy en día hacer resaltar nuestras empresas. Tener herramientas competitivas que nos permitan tener eficiencia operativa y efectividad en cada uno de los procesos de la empresa, al mismo tiempo, que logramos brindar un excelente servicio al cliente. Para ello, una herramienta competitiva que nos ayudará es la gestión de proveedores en empresas, con una solución para tus cotizaciones online en Colombia.

La gestión de proveedores es un proceso fundamental en empresas que quieran mantenerse en la competencia.

Como bien sabemos, las áreas de compras es uno de los lugares estratégicos de la empresa. Lograr reducir costos, mejorar la calidad, tener garantías, buenos tiempos de entrega, e inclusive llegar a acuerdos convenientes de compra, transporte y logística, son procesos que permitirán agregar valor a tu empresa, mejorar el servicio que le das a tus clientes y también te ayudará a alcanzar los objetivos de tu negocio. 

Cuando llamamos a cada uno de nuestros proveedores y cotizamos lo que necesitamos, no se nos permite hacer un seguimiento. No se tienen indicadores que nos muestren la realidad del proceso que se está llevando a cabo.  Entonces, ¿cómo gestiono la relación que tengo con mis proveedores? 

Gestión de información de los proveedores

Un primer paso en la gestión de proveedores como proceso, será gestionar de la mejor y más completa manera la información básica y de contacto de proveedores.

Dependiendo de las necesidades de la empresa, esa gestión de información básica se puede llevar en una tabla sencilla donde se incluyan nombres y datos de contacto, o en un sistema compuesto donde aparte de los datos básicos de contacto, se incluya, por ejemplo, un directorio de funcionarios de la empresa proveedora, documentos y datos bancarios.

En ese sentido, lo importante en este punto es tener un sistema definido que permita organizar la información que se tiene de los proveedores, que sea fácil de entender y que sea de libre acceso para las personas que necesiten la información en los diferentes pasos de una compra.

Gestión del ciclo de vida del proveedor

Por otro lado, se debe establecer un ciclo de vida del proveedor en el que se diga en qué parte del proceso va el proveedor. Si apenas está iniciando su proceso puede tener un estado «bajo revisión» o «en evaluación», si ya completó todo el proceso de inscripción puede tener un estado «aprobado» o «contratado».

Es así como, esta gestión del ciclo de vida del proveedor puede ayudar a las diferentes personas de la empresa a guiarse rápidamente sobre el estado en tiempo del real del proveedor en la empresa.

Gestión del desempeño del proveedor

Este sistema de monitoreo nos permitirá hacerle un seguimiento constante en la entrega de los productos y servicios solicitados. Las variables del sistema dependerán de las necesidades específicas de tu negocio y de las condiciones que sean relevantes para que tu operación funcione adecuadamente.

Aquel sistema de monitoreo se debe compartir con todos los miembros del área de compras y tener las mismas variables de evaluación para todos los proveedores. Así será fácil para todos los miembros del equipo hacer un análisis de los proveedores, en el momento que se quiera realizar una nueva compra.

Gestión de riesgo, diversidad y cumplimiento de proveedores

Al mismo tiempo, será importante evaluar el riesgo y cumplimiento de los proveedores. Este es un paso clave, pues es la oportunidad que tiene la empresa de revisar los diferentes cuellos de botella que puede encontrar con el proveedor, y con antelación, encontrar las diferentes soluciones que pueden resolverlos.

Al incluir este procedimiento, se beneficia a la empresa también pues, al evaluar los riesgos con anterioridad podrá prepararse de la mejor manera para ofrecer en todo momento un producto de alta calidad y que siempre cumpla su promesa de valor.

Administración de las relaciones con los proveedores

En ese sentido, debemos identificar los proveedores competitivos y estratégicos para nuestra operación, encontrar las fortalezas y debilidades en cada uno de ellos, mejorar el suministro de la compañía, mejorar el servicio al cliente con productos a tiempo y de la calidad esperada, certificar los procesos y el desempeño de nuestros proveedores a través de indicadores medibles.

Así, con aquellos indicadores medibles también se podrá observar el resultado de la gestión de compras realizado por el área encargada. Ya que ellos podrán tener los datos suficientes para saber cuándo se debe buscar nuevos proveedores o nuevas opciones que brinden satisfacción a los clientes a un menor costo, cuando algún proceso de abastecimiento está fallando y que se debe hacer para mejorarlo, y en sí cuando mejorar el proceso de la cadena de valor de la empresa para no afectar la competitividad de la misma.

Hacer la gestión de proveedores es importante para las empresas, porque:

  • Reducirás costos: Lograrás conocer a fondo y organizar las necesidades de tu empresa, sabrás qué cotizas con más frecuencia y estarás listo para comprarle al proveedor de tu preferencia.
  • Acortas tiempos de negociación: Conseguirás identificar proveedores competitivos y estratégicos para la operación de tu empresa, facilitando llegar a acuerdos comerciales que te generen ahorros y un valor agregado en tu negocio.
  • Optimiza tu proceso de compras: Podrás evaluar a tus proveedores basado en tus experiencias de compras, identificando fortalezas y debilidades. Así, al comprarle una segunda o tercera vez, sabrás de antemano como ha sido tu experiencia con el proveedor.
  • Aumenta la calidad de tus productos o servicios: La gestión de proveedores te ayudará a encontrar el mejor distribuidor con las mejores garantías de calidad y precio posible. Todo ello se traduce, en una mejora global de la calidad de tus servicios y productos.

En SUQ te brindamos una solución para iniciar con la gestión de proveedores en empresas. Somos una plataforma en la cual puedes cotizar todo tipo de insumos, desde insumos de ferretería, equipos y maquinarias hasta insumos de oficina.

Funcionamos como una solución para tus cotizaciones online en Colombia. El proceso es simple:

  1. Te registras con el NIT y Cámara de Comercio de tu empresa. 
  2. Selecciona la categoría y tipos de productos que necesitas. Describes los productos que necesitas en nuestro modelo de cotización, con las condiciones de pago o de entrega que tu decidas. No te demoraras mas de 5 minutos. 
  3. A través de la categoría y tipo de producto que hayas seleccionado, SUQ notificará a todos los proveedores que puedan vender el producto que necesitas. Para una buena gestión de proveedores, siempre les recomendamos a nuestros clientes invitar y registrar a sus proveedores actuales. Así podrás compararlos mucho más fácil con el mercado.
  4. Recibe todas las respuestas de tus proveedores en un mismo formato. Para facilitar tu toma de decisión SUQ te generará automáticamente una matriz comparativa donde podrás ver en un cuadro todas las propuestas recibidas.
  5. Decide a qué proveedor o a que proveedores quisieras comprar. Selecciónalos en SUQ como ganadores y nosotros nos encargamos de enviarles la orden de compra para hacer el pedido del producto que necesitas. 

Así de fácil conoces el mercado, cotizas, recibes respuestas de proveedores y envías órdenes de compra por un mismo canal, de una manera mucho más rápida que el método tradicional. Con SUQ tendrás una solución para tus cotizaciones online en Colombia.

En SUQ podrás ahorrar tiempo pues el proceso de hacer una cotización y enviarla a tus proveedores lo transformamos a un proceso de 5 minutos. También tendrás una plataforma donde todo el proceso de compra se vuelve trazable y transparente. SUQ es una herramienta ágil para iniciar la gestión de proveedores dentro de tu empresa y para tus cotizaciones online en Colombia.

Queremos llevar a tu empresa a estos niveles de eficiencia al momento de cotizar. Que cuando tu equipo de compras alce un teléfono ya tengan toda la información en su pantalla y tenga certeza total que están escogiendo la mejor opción.

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