Gestión de compras para empresas competitivas

Es clara la importancia del área de compras dentro de una empresa. De la gestión realizada por nuestra área de compras dependerá el presupuesto de nuestra empresa, la calidad de los productos que usaremos en los servicios dados a nuestros clientes, el servicio al cliente que brindemos, como también el servicio postventa. Es por ello que hoy te queremos contar cómo funcionan y qué estrategias usar para obtener lo mejor de esta área.

Es así como las decisiones y tareas del área de compras, siempre serán estratégicas para la empresa. Entre sus funciones principales podemos encontrar:

  • Establecer metas comerciales y diseñar el presupuesto con el cual se pretende trabajar
  • Analizar el mercado y sus tendencias
  • Recibir las solicitudes de compra de materiales, suministros, o servicios de las otras áreas y gestionar cómo conseguirlo
  • Estar en una constante búsqueda de proveedores que puedan suplir la demanda de la empresa de la mejor manera 
  • Mantener buenas relaciones con los proveedores estratégicos que sean claves para la operación
  • Siempre estar en constante búsqueda de nuevos proveedores, cuyos precios, calidades y servicios signifiquen una reducción en los costos o las labores de la empresa
  • Recibir la mercancía o los servicios entregados por los proveedores y asegurarse que fueron entregados de excelente manera 
  • Organizar los productos en un lugar destinado para ello, y crear un stock donde podamos hacer seguimiento al uso de los diferentes productos (para así saber cuando debemos volver a realizar la compra)
  • Crear un proceso de seguimiento y evaluación para los proveedores, para facilitar el monitoreo a cada uno de los pedidos realizados y saber con qué proveedores seguirá trabajando la empresa y con cuáles no
  • Crear indicadores de medición de cada uno de los procesos anteriores. Indicadores que puedan facilitar el trabajo y que también muestran la efectividad en la gestión y el desarrollo de las tareas por parte del área de compras. 

Como podemos ver la gestión de compras se dividirá en diferentes tareas. Podremos encontrar las tareas administrativas, de planeación y presupuesto, de gestión de proveedores, de compras, de organización y distribución, de medición, entre otras. Como vemos son bastantes tareas, de mucho cuidado, que quitan bastante tiempo al área de compras. Gran parte del tiempo que conlleva realizar éstas tareas, se lo llevará la gestión de compras, dado lo delicado de su proceso. Y además, que en muchos casos, su realización, dependerá de los tiempos de respuesta de terceros. 

Cualquier estrategia o herramienta que puedan ahorrar algo de tiempo en ésta tarea, será óptima para el funcionamiento de una empresa. La gestión de compras tiene varios pasos:

Percepción de una necesidad

Dependiendo de la manera de gestión de los productos dentro de la empresa, podremos saber cuando tendremos una necesidad de un nuevo producto. Ya sea por que se estén agotando las existencias; o que por alguna emergencia, necesitemos un producto que no se ha comprado. Esa ausencia del producto prenderá una alarma, que permitirá saber en qué momento tendremos una necesidad.

Búsqueda de información sobre el producto a comprar

Antes de comprar deberemos buscar información sobre las marcas, calidades y cantidades del producto que vamos a comprar. Esta información es sobre todo importante en momentos en que se va a comprar un producto nuevo o uno que nunca hemos comprado.

Deberemos conocer qué marcas lo manejan; que proveedores existen en el mercado que lo tengan; a qué precios lo puedo conseguir; y también, averiguar exactamente las características del producto que necesitamos, para cumplir con los requisitos de calidad de la empresa.

Cotización a proveedores

Una vez sepamos que necesitamos y quien lo vende, será hora de cotizar. Si cotizamos de la manera tradicional necesitaremos llamar a cada uno de los proveedores, o enviarles un correo con la información del producto que deseamos para comprar. Posterior a eso deberemos esperar a que ellos envíen la información a nuestro correo.

Hoy día existen alternativas tecnológicas que solucionan y ahorran éste proceso.

SUQ es una solución para tus cotizaciones online en Colombia. SUQ es una página donde podrás poner los productos que buscas en tu cotización (ej: Guantes para construcción); señalar el tipo de producto que necesitas a través de una categoría (ej: Seguridad industrial); enviarla a los proveedores que tu desees invitar y a otros proveedores que ya están registrados en la página (más de 200 proveedores en éste momento). En éste video te mostramos cómo:

Demo Cliente SUQ

Como puedes ver, los proveedores te responderán en cuestión de horas por el mismo medio y las respuestas se te irán acumulando en una matriz comparativa para facilitar la comparación y tu decisión.

Poner tu cotización en SUQ te tomará dos clics, no más de cinco minutos y así de fácil estarás conectado con varios proveedores y la mayoría de posibilidades del mercado.

Evaluación de los proveedores

Luego de recibir las respuestas de tus proveedores, será momento de analizarlas. En este punto podremos evaluar los diferentes precios; las marcas que venden cada uno de los proveedores; sus condiciones de venta en cuanto a: métodos de pago, tiempos de entrega, transporte al lugar de entrega, garantía de los productos, opciones de devolución, etc. En sí, deberemos hacer un análisis integral de cada una de las opciones, siempre teniendo en cuenta las condiciones que más convengan al beneficio de la empresa.

Decisión de compra

Teniendo en cuenta la evaluación anterior se decidirá a quién realizar la compra. Y con ese proveedor se deberá llegar a acuerdos sobre los precios discutidos o descuentos que se deban realizar; el método de transporte de los productos y su embalaje; los diferentes tiempos de garantías de los productos; los métodos de pago que nos facilitará; y cualquier otra condición que sea importante para la compra de determinado producto o servicio.

Además de acordar éstos puntos con el proveedores al que se le comprará. Será clave brindar algún tipo de retroalimentación a los proveedores que no fueron seleccionados, hacerles saber de alguna manera o por algún medio que no les haremos la compra cotizada.

En SUQ, además de ayudarte a enviar la orden de compra al proveedor que tu selecciones, también te ayudamos a darle retroalimentación a los proveedores no seleccionados.

En la misma matriz comparativa que se te genera automáticamente tu seleccionarán al proveedor al que deseas comprar, a ese proveedor se le enviará una orden de compra.

Posterior a ello, llenarás una encuesta contándonos cuál fue la razón por la cual decidiste comprarle a ese proveedor sobre los demás. Podrás seleccionar entre varias opciones: precio, calidad, tiempo de entrega, facilidades de pago,servicios post venta. Esa encuesta le llegará automáticamente a los proveedores que perdieron. Así ahorrarás mucho más tiempo.

Realizar la compra

En este punto se deberá ejecutar lo acordado en el punto anterior. Es aquí donde prestaremos atención en cumplir y hacer cumplir los tratos a los que se llegó con el proveedor en el punto anterior.

Seguimiento después de la compra

Por último, deberemos mantener un seguimiento o monitoreo al producto durante su uso. Así se podrá saber si presenta algún problema a la hora de usarlo; o en caso de no presentar ningún problema, se sabrá cuál fue su vida útil, la calidad del producto, y quizás los ahorros que haya podido generar a nuestra operación.

Ahora ya sabes la importancia del área de compras de tu empresa. Es clave brindarles la ayuda en cada paso y en lo posible adoptar herramientas que puedan ahorrar tiempo en el proceso de compras y les permita usar ese tiempo en actividades de análisis o comparación que aporten al crecimiento de la empresa.

SUQ ahorrará tiempo al área de compras de tu empresas.

El área de compras solo tendría que realizar una llamada para hacer la negociación de la compra por realizar, luego de tomar decisiones. Ya teniendo en mano una matriz comparativa con 5 potenciales proveedores que tienen el producto que necesita. Logrando que en esa llamada o en el proceso posterior a la cotización, el encargado de compras pueda enfocarse en tareas de análisis del producto. Ya que SUQ se encargó de conseguirle el mejor precio. SUQ es la solución para tus cotizaciones online en Colombia.

Si quieres saber más de SUQ, entra a https://www.suqmp.com/, déjanos tu número para poder contactarte, por favor escríbenos a contacto@suqmp.com, o llámanos al siguiente número: +57 317 516 7818.

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