El tiempo es el nuevo dinero

Al hacer un balance entre las horas laboradas, las horas de ocio personal y de descanso de un adulto promedio. Nos preguntamos… ¿Estoy haciendo un buen uso de mi tiempo a diario? ¿Cómo puedo ser más productivo en mi trabajo? ¿Qué me podría ayudar a lograr un ahorro de tiempo en mis labores? ¿Cómo puedo mejorar el trabajo de mi equipo o con mis compañeros de trabajo? ¿Al ahorrar tiempo, ahorro dinero?

En los resultados presentados por la OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico) sobre las horas laborales en diferentes países, podemos ver que, Colombia, México y Costa Rica, son presentados como los países con las jornadas laborales más extensas. Con 2.496 horas/año, 2.257 y 2.179, respectivamente

Al observar las largas jornadas que pasamos en una oficina, sería fácil suponer que la cantidad de trabajo que tenemos listo a la semana es mayor, y por ende somos más productivos. Aunque, es un pensamiento lógico, está bastante distante de la realidad.

En otro informe de la OCDE, el FMI (Fondo Monetario Internacional) y la página HowMuch sobre la Productividad Mundial, se puede observar cómo se relacionan pocas horas de trabajo con una alta productividad. Como ejemplo se puede ver el caso de Luxemburgo con 1.518 horas/año y una productividad de $68.47 por persona/hora. Fenómeno que se repite en Noruega (1.419 horas x productividad $52.50), Suiza (1.570 horas x productividad de $50.08), Dinamarca (1.408 horas x productividad de $38.16) e Islandia (1.461 horas x productividad de $36.52).

Por otro lado, se observa que muchas horas de trabajo están altamente relacionadas con una baja productividad. México tiene una productividad de $3.61 por persona por hora, y Costa Rica una productividad de $5.54, siendo los países que, a su vez, tienen las jornadas más largas de trabajo en el estudio. En conclusión, Colombia (como México y Costa Rica), se encuentra entre los países menos productivos.

Con eso en mente, es clave conocer aquellas herramientas que podrían ahorrar grandes cantidades de tiempo y dinero en nuestra jornada laboral. Hacernos productivos en nuestros equipos y lugares de trabajo. A continuación te presentamos algunas de ellas:

Almacenamiento de archivos en la nube:

Hoy en día la información que tenemos en nuestros computadores de oficina o portátiles es demasiado valiosa, y a veces perderlos puede generarnos un gran dolor de cabeza. Aplicaciones como Dropbox y Drive pueden ayudar en este caso, son servicios de fácil acceso que nos permite compartir y guardar archivos. En caso de usarlo de manera personal, te permitirá usarlo en su versión gratuita

Gestión de proyectos online:

El trabajo en equipo es un gran reto para las empresas. A la hora de desarrollar un proyecto; tener claridad sobre las tareas; los responsables y los tiempos de entrega; puede ser una dificultad para los grupos de trabajo y una dificultad mayor si el grupo de trabajo no se encuentra en el mismo lugar. Entre las aplicaciones que podrían ayudarnos con éste tema tenemos: Trello, una herramienta que nos ayuda a organizar en tableros las tareas que se tienen dentro del equipo. Al finalizarlos se pueden marcar como realizados, y también permite la comunicación entre usuarios. Y Freedcamp, un gestor de proyectos online que nos permite crear listas de tareas. Gestionar el tiempo de desarrollo en cada una, compartir archivos y tener paneles de discusión entre los miembros del equipo. Estas soluciones ofrecen versiones gratuitas para equipos de trabajo pequeños

Comunicación dentro de equipos de trabajo:

Teniendo en cuenta las dificultades descritas anteriormente, la comunicación instantánea también puede ser un gran reto en los grupos de trabajo. Frente a esto, muchas empresas usan WhatsApp y sus grupos como una solución temporal. Que, aunque cumple con su cometido, nos obliga a estar atentos a nuestro WhatsApp gran parte del día y así distraernos todo el tiempo. Para evitarlo, se pueden usar plataformas como Slack. Una herramienta de comunicación en donde los trabajadores pueden crear grupos de conversación divididos en temas, compartir información, conversar, acordar reuniones y enviar documentos

Plataformas que solucionen las tareas del día a día:

Es de amplio conocimiento la cantidad de tiempo que toma la búsqueda de proveedores para las cotizaciones pendientes de la empresa. Es una tarea díficil pero necesaria realizada por el área de compras.

Con la idea de ahorrarle tiempo a las áreas de compras se creó SUQ. Una plataforma que funciona como un canal de comunicación reduciendo en un 90% el tiempo invertido el ejercicio de cotizaciones. SUQ cierra todo el proceso de cotizaciones en un solo lugar. Sin tener que invertir más de 10 minutos en el proceso logra conectar clientes con sus proveedores actuales. Y comparando todas las opciones que el mercado ofrece. Consiguiendo ahorrar tiempo y dinero en nuestra empresa.

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Con el uso de éstas herramientas, cualquier jefe de departamento, gerente o grupo de trabajo podrá optimizar las horas que invierte su equipo. Al conseguir acabar las tareas rutinarias en un tiempo mucho más corto. Se logra enfocar mucho mejor las horas de trabajo en tareas de análisis o de fondo, que permita producir mucho más en nuestros lugares de trabajo.

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